Poznaj sztukę elektronicznego podpisywania dokumentów dzięki naszemu przewodnikowi krok po kroku. Podpisuj dokumenty bez wysiłku i bezpiecznie, korzystając z naszych porad ekspertów!

Główne / Blog

Jak podpisać dokument elektronicznie: Krok po kroku

Wrzesień 2023 r.

Możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów stała się niezbędna dla profesjonalistów biznesowych w nowoczesnej erze cyfrowej. Dawno minęły czasy drukowania, podpisywania i skanowania dokumentów. Teraz możesz podpisać dokument elektronicznie za pomocą kilku kliknięć, co pozwoli ci zaoszczędzić czas i usprawnić procedury biznesowe. Krok po kroku, ten artykuł pokaże ci, jak podpisywać dokumenty online z pewnością, pozwalając ci pozostać na czele na arenie biznesowej i usprawnić swoje operacje, niezależnie od poziomu doświadczenia.

Co to jest podpis elektroniczny (e-podpis)?

Podpis odręczny, który może być używany do podpisywania dokumentów elektronicznych, jest znany jako podpis elektroniczny (e-podpis). Służy on jako bezpieczny, prawnie wiążący mechanizm uwierzytelniania tożsamości podpisującego i zamiaru podpisania dokumentu. Podpisy elektroniczne mogą być generowane na wiele sposobów, od wpisania imienia i nazwiska po narysowanie podpisu na ekranie dotykowym lub przy użyciu klawiatury do podpisu cyfrowego.

Wykorzystanie tych metod jest szeroko rozpowszechnione w sektorach takich jak finanse, nieruchomości, opieka zdrowotna i usługi prawne, ponieważ służą one przyspieszeniu procesów, ograniczeniu transakcji papierowych i optymalizacji wydajności operacyjnej.

Podpisy elektroniczne w handlu globalnym i krajowym (ESIGN) Ustawa o podpisach elektronicznych w globalnym handlu krajowym ( ESIGN ), ustawa o transakcjach elektronicznych oraz rozporządzenie w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania (eIDAS) to tylko niektóre z międzynarodowych przepisów i regulacji mających zastosowanie do podpisów elektronicznych. Przepisy te zapewniają, że podpisy elektroniczne są chronione i tak samo prawnie wiążące jak tradycyjne podpisy pisemne, nadając im moc prawną i wykonalność.

Jak działa podpis elektroniczny?

Technologia szyfrowania jest wykorzystywana w podpisach elektronicznych w celu ochrony zarówno tożsamości podpisującego, jak i podpisywanego dokumentu. Wyraźny cyfrowy odcisk palcalub hash, jest tworzony i dodawany do dokumentu, gdy jest on podpisany elektronicznie. Za pomocą tego skrótu wszelkie modyfikacje wprowadzone do dokumentu po podpisaniu zostaną rozpoznane, zapobiegając manipulacjom.

Certyfikaty cyfrowe, weryfikacja SMS i uwierzytelnianie e-mail to tylko niektóre z dodatkowych metod weryfikacji tożsamości osoby podpisującej. W ten sposób można upewnić się, że osoba podpisująca jest tym, za kogo się podaje i że jej chęć złożenia podpisu została zarejestrowana.

Firmy mogą zwiększyć wydajność poprzez usprawnienie procedur, zmniejszenie liczby transakcji papierowych oraz wdrożenie bezpiecznych i skutecznych podpisów elektronicznych. Firmy mogą czerpać korzyści z włączenia tej technologii do swoich działań, ponieważ zapewnia ona prawnie wiążący sposób podpisywania dokumentów.

Jak podpisać dokument elektronicznie

Podpisy elektroniczne zapewniają wygodny i bezpieczny sposób podpisywania dokumentów bez potrzeby korzystania z fizycznych kopii lub osobistych spotkań. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak podpisać dokument elektronicznie:

Wybierz narzędzie do tworzenia podpisów elektronicznych: Dostępne są różne narzędzia online do tworzenia podpisów elektronicznych, takie jak Adobe Reader, Signnow, Windows, Words i Artlogo. Wybierz narzędzie, które jest przyjazne dla użytkownika i odpowiada Twoim potrzebom.
Załóż konto: Po wybraniu narzędzia do tworzenia podpisów utwórz konto, wprowadzając swoje imię i nazwisko, adres e-mail i inne wymagane dane.
Prześlij dokument: Użyj narzędzia do tworzenia podpisów, aby przesłać dokument, który ma zostać podpisany. Zwykle można to zrobić, klikając przycisk "Prześlij" lub "Wybierz plik" i wybierając dokument z komputera lub magazynu w chmurze. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, aż przejdziesz do następnego kroku.
Utwórz swój podpis: Skorzystaj z narzędzia do tworzenia podpisu aby utworzyć i dostosować swój podpis. W zależności od narzędzia, możesz użyć myszy lub ekranu dotykowego, aby narysować swój podpis, lub możesz przesłać obraz istniejącego podpisu.
Umieść swój podpis na dokumencie: Po utworzeniu podpisu skorzystaj z narzędzia do tworzenia podpisów, aby dołączyć go do dokumentu w odpowiednim miejscu. W razie potrzeby możesz również dodać więcej szczegółów, takich jak daty i inicjały.
Sprawdź i sfinalizuj: Przed sfinalizowaniem dokumentu należy go przejrzeć, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne pola zostały poprawnie wypełnione, a podpis jest prawidłowy. Przed kontynuowaniem dokonaj niezbędnych zmian lub poprawek.
Sfinalizuj i zapisz dokument: Gdy jesteś zadowolony z dokumentu i rozmieszczenia podpisów, sfinalizuj go, zapisując kopię. Większość narzędzi do podpisu elektronicznego umożliwia zapisanie dokumentu w formacie PDF lub innym popularnym formacie pliku.
Udostępnij lub wyślij dokument: W zależności od potrzeb można teraz udostępnić podpisany dokument innym osobom lub wysłać go do docelowych odbiorców. Można to zrobić za pośrednictwem poczty e-mail, platform udostępniania plików lub udostępniając link do pobrania.

Jakie są rodzaje podpisów elektronicznych?

Istnieją trzy różne rodzaje podpisów elektronicznych: kwalifikowany, zaawansowany i podstawowy. Podstawowy podpis elektroniczny może być dowolnym rodzajem podpisu elektronicznego, w tym wprowadzeniem imienia i nazwiska na końcu wiadomości e-mail lub zeskanowaniem podpisu odręcznego. Zaawansowane podpisy elektroniczne są bezpieczniejsze i obejmują dodatkowe kroki, takie jak certyfikat cyfrowy, w celu potwierdzenia tożsamości sygnatariusza.

Najbezpieczniejsze podpisy elektroniczne to te kwalifikowane, które wymagają cyfrowego certyfikatu przyznanego przez rząd, który uwierzytelnia osobę podpisującą. Usługi finansowe, medyczne i prawne to tylko kilka z silnie regulowanych obszarów, które regularnie wykorzystują tego rodzaju podpisy.

Czym różni się podpis elektroniczny od podpisu tradycyjnego?

Podpisy elektroniczne oferują cyfrowy substytut, który można wykonać online i zdalnie, podczas gdy tradycyjne podpisy wymagają fizycznego podpisania dokumentu długopisem. Dzięki podpisom elektronicznym można szybciej i łatwiej podpisywać dokumenty bez konieczności ich drukowania, skanowania lub wysyłania pocztą. Wysokie standardy bezpieczeństwa i zgodności pozwalają firmom ograniczyć kosztowne i nieefektywne procesy papierowe.

5 najważniejszych zalet podpisu elektronicznego

Oszczędność czasu

Podpisy elektroniczne umożliwiają szybkie i łatwe podpisywanie dokumentów, umów i porozumień bez konieczności ich drukowania, skanowania lub wysyłania. Pozwala to firmom zaoszczędzić cenny czas i zwiększyć produktywność.

Opłacalność

Zmniejszając zapotrzebowanie na transakcje papierowe, firmy mogą zaoszczędzić na kosztach drukowania, opłat pocztowych i przechowywania.

Bezpieczeństwo i ochrona

Podpisy elektroniczne zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa i zgodności z przepisami, gwarantując, że dokumenty nie zostaną sfałszowane, a tożsamość osoby podpisującej zostanie potwierdzona.

Szybkość i wygoda

Podpisy elektroniczne można składać online i zdalnie, co przyspiesza i ułatwia firmom podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca na świecie.

Prawnie wiążące

Podpisy elektroniczne mają taką samą moc prawną jak podpisy tradycyjne, zapewniając bezpieczny i skuteczny sposób podpisywania dokumentów.

Czy istnieje różnica między podpisem cyfrowym a elektronicznym?

Tak, istnieje różnica między podpisem cyfrowym a elektronicznym. Podpisy elektroniczne są rodzajem podpisu cyfrowego, ale nie są tym samym. Podpisy cyfrowe wykorzystują technologię szyfrowania danych, aby zapewnić dodatkową warstwę bezpieczeństwa, gwarantując, że dokument nie został w żaden sposób naruszony ani zmieniony.

Wymagają one również integralności przy użyciu certyfikatu cyfrowego w celu zapewnienia autentyczności tożsamości osoby podpisującej. Z drugiej strony, podpisy elektroniczne mogą być tak proste, jak zeskanowany obraz podpisu lub wpisane imię i nazwisko. Chociaż są one nadal bezpieczne, mogą nie oferować takiego samego poziomu ochrony jak podpis cyfrowy.

Czym jest podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy to symbol elektroniczny używany do weryfikacji autentyczności i integralności dokumentu cyfrowego. Jest to zasadniczo podpis elektroniczny, który jest tworzony przy użyciu kombinacji algorytmów matematycznych i kluczy szyfrowania. Podpisy cyfrowe są szeroko stosowane w świecie biznesu do uwierzytelniania ważnych dokumentów, umów i porozumień.

Jak utworzyć podpis cyfrowy

Wybierz dostawcę podpisu cyfrowego: Zbadaj i wybierz niezawodnego dostawcę podpisu cyfrowego, takiego jak Artlogo który zapewnia bezpieczną infrastrukturę do tworzenia i zarządzania podpisami cyfrowymi.
Utwórz identyfikator cyfrowy: Zarejestruj konto podpisu cyfrowego u dostawcy i podaj swoje podstawowe informacje.
Prześlij swój podpis: Używając pióra cyfrowego lub robiąc zdjęcie swojego podpisu, prześlij je do dostawcy podpisu cyfrowego.
Dostosuj swój podpis: Dostosuj rozmiar, czcionkę i kolor podpisu do swoich preferencji.
Weryfikacja tożsamości: Zweryfikuj swoją tożsamość za pomocą bezpiecznego procesu zdefiniowanego przez dostawcę podpisu cyfrowego.
Wstaw swój podpis: Po zweryfikowaniu tożsamości można jej używać do tworzenia i podpisywania dokumentów.
Zapisz i udostępnij: Po wstawieniu podpisu zapisz dokument i udostępnij go odpowiednim stronom.
Weryfikacja autentyczności podpisu: Dostawca podpisu cyfrowego użyje certyfikatu cyfrowego, aby zapewnić autentyczność podpisu i dokumentu.
Przechowywanie podpisu: Dostawca podpisu cyfrowego bezpiecznie przechowa Twój podpis do wykorzystania w przyszłości.
Zaktualizuj swój podpis: Jeśli chcesz zaktualizować swój podpis, po prostu powtórz powyższe kroki.

Wykonując te proste kroki, można szybko i łatwo utworzyć własny podpis cyfrowy, pomagając w bezpiecznym i wydajnym przeglądaniu i podpisywaniu ważnych dokumentów.

Tworzenie obrazu lub rysunku podpisu

Podpis cyfrowy można złożyć na dwa sposoby: skanując pismo odręczne lub rysując je za pomocą pióra cyfrowego. Wystarczy podpisać kawałek białego papieru ciemnym markerem, a następnie zeskanować lub sfotografować obraz. Prześlij obraz do dostawcy podpisów cyfrowych po zapisaniu go jako plik JPEG, PNG lub PDF.

Jeśli wolisz narysować swój podpis, możesz to zrobić za pomocą urządzenia z ekranem dotykowym i cyfrowego pióra lub podkładki, aby uczynić go wyjątkowym. Po zakończeniu tworzenia podpisu zapisz go jako obraz lub użyj oprogramowania do podpisu cyfrowego, aby cyfrowo podpisywać dokumenty bezpośrednio na urządzeniu.

Dzięki usługom podpisu cyfrowego Artlogo można łatwo przesyłać, dostosowywać i używać podpisu na papierze, niezależnie od tego, czy wolisz stworzyć obraz, czy narysować go ręcznie. Możesz podpisywać dokumenty za pomocą Artlogo, wiedząc, że Twój podpis jest bezpieczny, legalny i prawnie egzekwowalny.

Czy podpisy elektroniczne są akceptowane we wszystkich krajach?

Na całym świecie podpisy elektroniczne są coraz częściej akceptowane jako ważny sposób podpisywania dokumentów. Istnieją jednak regionalne różnice w przepisach i zasadach regulujących podpisy elektroniczne. Większość krajów posiada przepisy, które w pewnych okolicznościach uznają podpisy elektroniczne za równoważne podpisom odręcznym.

W Stanach Zjednoczonych podstawę prawną dla korzystania z podpisów elektronicznych zapewnia na przykład ustawa o podpisach elektronicznych w handlu globalnym i krajowym (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN) oraz ustawa o jednolitych transakcjach elektronicznych (Uniform Electronic Transactions Act, UETA).UETA). Rozporządzenie eIDAS stworzyło jednolite ramy prawne dla podpisów elektronicznych w Unii Europejskiej, gwarantując ich legalność i moc prawną.

Korzystanie z certyfikatu cyfrowego wydanego przez bezstronną stronę trzecią jest jednym z wymogów, które niektóre kraje mogą mieć w odniesieniu do podpisów elektronicznych. Aby zapewnić zgodność z krajowymi przepisami i regulacjami, kluczowe jest uzyskanie porady od ekspertów prawnych lub organizacji rządowych w każdym kraju.

Jak utworzyć bezpłatny podpis elektroniczny online

Oto kroki, aby utworzyć bezpłatny podpis elektroniczny online:

Wybierz narzędzie do składania podpisu: W Internecie dostępnych jest kilka narzędzi do tworzenia podpisów elektronicznych, Artlogo jest najprostszym i najszybszym w użyciu.
Zarejestruj konto: Po wybraniu narzędzia do tworzenia podpisów zarejestruj konto, podając swoje imię i nazwisko, adres e-mail i inne niezbędne informacje.
Prześlij dokument: Prześlij dokument, który ma zostać podpisany, do narzędzia do tworzenia podpisów.
Utwórz swój podpis: Użyj narzędzia narzędzie do tworzenia podpisu aby utworzyć i dostosować swój podpis. Możesz użyć myszy lub ekranu dotykowego, aby narysować swój podpis, lub możesz przesłać obraz swojego podpisu.
Umieść swój podpis: Po utworzeniu podpisu umieść go na dokumencie, który chcesz podpisać. Możesz także dodać inne niezbędne informacje, takie jak daty i inicjały.
Wyślij dokument: Po podpisaniu dokumentu możesz wysłać go do drugiej strony w celu jego podpisania lub zatwierdzenia.

Szybkim i niedrogim rozwiązaniem do automatyzacji przepływu pracy i optymalizacji procedur firmowych jest tworzenie podpisów elektronicznych. Jest to szybki, ekonomiczny, bezpieczny i niezawodny sposób podpisywania dokumentów. Rozważ wykorzystanie podpisów elektronicznych do celów swojej firmy, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak utworzyć podpis cyfrowysprawdź nasz przewodnik krok po kroku.

Co to jest pieczęć elektroniczna (E-seal)?

Oprócz podpisów elektronicznych istnieje również możliwość korzystania z pieczęci elektronicznych (pieczęci elektronicznych) w celu dodania dodatkowej warstwy zabezpieczeń do dokumentów cyfrowych. Pieczęć elektroniczna jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej pieczęci używanej na dokumentach papierowych. Wyraźny identyfikator służy do potwierdzenia autentyczności i niezmienionego stanu dokumentu, zapewniając, że pozostaje on niezmieniony.

Wykorzystanie pieczęci elektronicznej zwiększa bezpieczeństwo dokumentów cyfrowych, wprowadzając dodatkowe zabezpieczenie przed potencjalnymi manipulacjami lub zmianami. Ten podwyższony środek bezpieczeństwa okazuje się szczególnie korzystny dla podmiotów zarządzających wrażliwymi informacjami, w tym dokumentami prawnymi i finansowymi.

Czy istnieją jakieś zagrożenia związane z korzystaniem z podpisów elektronicznych?

Korzystanie z podpisu elektronicznego niesie ze sobą pewne potencjalne zagrożenia, podobnie jak każda inna technologia. Prawidłowo stosowane podpisy elektroniczne mogą w rzeczywistości stanowić bezpieczniejszą alternatywę dla konwencjonalnych podpisów papierowych.

Potencjał oszustwa lub manipulacji to jedno z zmartwień. Podpis lub dokument może zostać potencjalnie zmieniony, jeśli ktoś ma do niego nielegalny dostęp. Dlatego tak ważne jest, aby wybrać uznanego dostawcę podpisów elektronicznych, który wykorzystuje techniki szyfrowania i uwierzytelniania w celu zablokowania nielegalnego dostępu i zagwarantowania ważności podpisu.

Wnioski

Podsumowując, wydajność i bezpieczeństwo obiegu dokumentów i ich przechowywania można znacznie poprawić, stosując podpisy i pieczęcie elektroniczne. Korzystanie z podpisów elektronicznych pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć konieczności fizycznego wysyłania dokumentów. Pieczęcie elektroniczne dodatkowo zwiększają bezpieczeństwo, weryfikując legalność dokumentów elektronicznych i zapobiegając fałszerstwom. Ryzyko związane z podpisami elektronicznymi można zmniejszyć, współpracując z wiarygodnymi dostawcami, którzy stosują silne metody uwierzytelniania i szyfrowania. Przyjmij nowoczesną praktykę cyfrowego podpisywania dokumentów, aby zaoszczędzić czas i wysiłek związany z operacjami biznesowymi.

Przemyślenia końcowe

Przy Artlogodostarczamy coś więcej niż tylko podpis - oferujemy spersonalizowany i wyróżniający się charakter każdego podpisywanego dokumentu cyfrowego. Niezależnie od tego, czy działasz w branży prawniczej, medycznej czy finansowej, nasza usługa podpisu gwarantuje bezpieczne podpisywanie dokumentów, które pozostawia trwałe wrażenie na papierze i w świecie cyfrowym. Nie zadowalaj się zwykłym podpisem elektronicznym, gdy możesz się wyróżnić dzięki Artlogo odręczny podpis Artlogo.