Niezależnie od tego, czy chodzi o ogłaszanie aktualizacji, czy podsumowywanie spotkań, skuteczne pisanie notatek ma kluczowe znaczenie dla jasnej i zwięzłej komunikacji w miejscu pracy.
Główne / Blog

Pisanie notatek: Czym jest pisanie notatek?

Skuteczne pisanie notatek jest podstawą profesjonalnej komunikacji, wypełniając lukę między przejrzystością a wydajnością w miejscu pracy. Niezależnie od tego, czy chodzi o przekazywanie aktualizacji zasad, podsumowywanie spotkań czy tworzenie wewnętrznych ogłoszeń, opanowanie sztuki pisania notatek jest niezbędne zarówno dla profesjonalistów, jak i studentów. Ten artykuł zagłębia się w niuanse pisania notatek, oferując spostrzeżenia i najlepsze praktyki w celu poprawy komunikacji wewnętrznej i zapewnienia, że wiadomości są przekazywane z precyzją i profesjonalizmem.

Czym jest pisanie notatek?

Pisanie notatek to forma komunikacji wewnętrznej wykorzystywana w organizacjach do zwięzłego i jasnego przekazywania ważnych informacji. Memos, skrót od memorandum, służą różnym celom, takim jak ogłaszanie aktualizacji polityki, podsumowywanie spotkań lub dostarczanie instrukcji. Zazwyczaj mają one strukturę z nagłówkiem, wstępem, treścią i zakończeniem, zapewniając, że wiadomość jest uporządkowana i łatwa do zrozumienia. Dzięki zachowaniu profesjonalnego tonu i zwięzłego formatu, notatki, wraz z wiadomościami e-mail, ułatwiają skuteczną wymianę informacji i pomagają zachować przejrzystość i spójność organizacyjną.

Jak napisać notatkę służbową

Krok 1: Utwórz nagłówek

Uwzględnij najważniejsze elementy: Do, Od, Data i Temat. Zapewnia to odbiorcy natychmiastowy kontekst dotyczący pochodzenia i celu notatki.

Krok 2: Napisz wprowadzenie

Krótko określ cel notatki. Powinno to być zwięzłe podsumowanie, które informuje czytelnika o głównym temacie lub celu notatki.

Krok 3: Rozwój ciała

Dostarczanie szczegółowych informacji lub instrukcji związanych z celem notatki. Używaj jasnego i zwięzłego języka oraz logicznie organizuj treść. Dołącz wszelkie niezbędne szczegóły, aby zapewnić, że wiadomość jest wyczerpująca.

Krok 4: Zakończenie notatki

Podsumuj kluczowe punkty omówione w treści. Wyraźnie określ wszelkie wymagane działania lub kroki następcze, które odbiorca musi podjąć.

Krok 5: Wspomnij o załącznikach

Jeśli istnieją jakieś załączone dokumenty lub dodatkowe informacje, należy wspomnieć o nich na końcu notatki. Dzięki temu odbiorca będzie wiedział o wszystkich istotnych materiałach.

Krok 6: Korekta i edycja

Sprawdź notatkę pod kątem pisowni, gramatyki i przejrzystości. Upewnij się, że ton jest profesjonalny, a wiadomość zwięzła i łatwa do zrozumienia.

Gdzie używane jest pisanie notatek?

Pisanie notatek jest głównie wykorzystywane w organizacjach w celu ułatwienia wewnętrznej komunikacji między pracownikami, działami i kierownictwem. Pełnią one różne funkcje, takie jak ogłaszanie zmian w polityce, dostarczanie aktualnych informacji na temat projektów, podsumowywanie wyników spotkań oraz wydawanie instrukcji lub przypomnień. Notatki są niezbędne w utrzymaniu wydajności organizacyjnej i zapewnienia, że ważne informacje są rozpowszechniane szybko i wyraźnie, odgrywając tym samym kluczową rolę w skutecznej komunikacji. Korzystając z notatek, organizacje mogą usprawnić komunikację, ograniczyć nieporozumienia i informować wszystkich członków o celach i procedurach firmy.

Czy notatki powinny zawierać wezwanie do działania?

Tak, notatki powinny zawierać wezwanie do działania, gdy jest to właściwe, ponieważ zapewniają one jasne wskazówki dotyczące tego, co odbiorca powinien zrobić po przeczytaniu notatki. Wezwanie do działania pomaga zapewnić, że cel notatki jest nie tylko zrozumiany, ale także podjęte zostaną odpowiednie działania, niezależnie od tego, czy chodzi o udział w spotkaniu, wdrożenie nowej polityki czy przekazanie informacji zwrotnej. Włączenie wezwania do działania zwiększa skuteczność notatki, prowadząc odbiorcę do kolejnych kroków, ułatwiając w ten sposób szybkie i skuteczne działanie w ważnych sprawach. Taka jasność i ukierunkowanie są kluczowe dla utrzymania produktywności organizacji i osiągnięcia pożądanych rezultatów.

Szablon notatki i przykłady

Przykład 1: Ogłoszenie o spotkaniu

Do: Wszyscy pracownicy Od: John Doe, HR Manager Data: 10 października 2023 r. Przedmiot: Nadchodzące spotkanie pracowników

Wprowadzenie: Z przyjemnością informujemy o zbliżającym się spotkaniu pracowników w celu omówienia nowych zasad i procedur firmy.

Ciało: Spotkanie odbędzie się 15 października 2023 r. o godz. 10:00 w głównej sali konferencyjnej. Kluczowe tematy będą obejmować aktualizacje nowych protokołów BHP, zmiany w programie świadczeń pracowniczych oraz przegląd naszych celów strategicznych na następny kwartał. Twoja obecność jest kluczowa, ponieważ będziemy omawiać ważne zmiany, które mają wpływ na wszystkie działy.

Wnioski: Prosimy o zaznaczenie w kalendarzach i zaplanowanie udziału w spotkaniu. W razie jakichkolwiek pytań lub potrzeby uzyskania dodatkowych informacji prosimy o kontakt z działem HR.

Załączniki: Porządek obrad

Podpis: John Doe
HR Manager

Przykład 2: Aktualizacja polityki

Do: Wszyscy pracownicy Od: Jane Smith, CEO Data: 10 października 2023 r. Przedmiot: Nowe zasady pracy zdalnej

Wprowadzenie: Z przyjemnością informujemy o wdrożeniu nowej polityki pracy zdalnej, która wejdzie w życie 1 listopada 2023 r.

Ciało: Nowa polityka umożliwia uprawnionym pracownikom pracę z domu do trzech dni w tygodniu. Zmiana ta ma na celu zapewnienie większej elastyczności i poprawę równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Szczegółowe wytyczne, w tym kryteria kwalifikowalności i procedury składania wniosków, zostały przedstawione w załączonym dokumencie. Menedżerowie przeprowadzą krótkie sesje, aby wyjaśnić politykę i odpowiedzieć na wszelkie pytania.

Wnioski: Wierzymy, że ta polityka zwiększy produktywność i zadowolenie pracowników. Prosimy o zapoznanie się z załączonymi wytycznymi i skontaktowanie się ze swoim przełożonym, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszych wyjaśnień.

Załączniki: Wytyczne dotyczące zasad pracy zdalnej

Podpis: Jane Smith
CEO

Przykład 3: Aktualizacja projektu

Do: Zespół projektowy Od: Michael Brown, Kierownik Projektu Data: 10 października 2023 r. Przedmiot: Aktualizacja statusu projektu Alpha

Wprowadzenie: Niniejsza notatka zawiera aktualne informacje na temat bieżącego statusu Projektu Alpha i przedstawia kolejne kroki.

Ciało: Od 10 października 2023 r. zakończyliśmy wstępną fazę projektowania i przechodzimy do fazy rozwoju. Osiągnięte kluczowe kamienie milowe obejmują sfinalizowanie wymagań projektu i zabezpieczenie niezbędnych zasobów. Faza rozwoju rozpocznie się 15 października 2023 r., a przewidywana data zakończenia to 20 grudnia 2023 r. Przypomina się członkom zespołu o cotygodniowym przesyłaniu raportów z postępów prac i uczestniczeniu w odbywających się co dwa tygodnie spotkaniach dotyczących statusu projektu.

Wnioski: Dziękujemy za nieustającą ciężką pracę i poświęcenie. Utrzymajmy nasze tempo i upewnijmy się, że dotrzymamy terminów naszych projektów. Proszę o kontakt, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dodatkowego wsparcia.

Załączniki: Oś czasu i kamienie milowe projektu Alpha

Podpis: Michael Brown
Kierownik projektu

Czy wszystkie notatki mają nagłówek?

Tak, wszystkie notatki powinny mieć nagłówek, ponieważ zapewnia on istotny kontekst i zapewnia właściwe ukierunkowanie i zrozumienie notatki. Nagłówek zazwyczaj zawiera wiersze Do, Od, Data i Temat, które natychmiast informują odbiorcę o pochodzeniu notatki, zamierzonych odbiorcach, dacie wydania oraz głównym temacie lub celu. Takie ustrukturyzowane podejście nie tylko zwiększa przejrzystość, ale także ułatwia skuteczną komunikację, umożliwiając odbiorcy szybkie zrozumienie znaczenia i pilności notatki. Bez nagłówka istnieje ryzyko, że notatka zostanie przeoczona lub źle zrozumiana, co zmniejszy jej skuteczność w przekazywaniu ważnych informacji.

Wskazówki i porady dotyczące pisania notatek

  • Używaj jasnego i profesjonalnego tonu:
    • Zachowaj formalny i pełen szacunku ton w całej notatce.
    • Unikaj slangu i zbyt swobodnego języka.
  • Zwięzłość i rzeczowość:
    • Skup się na głównym przekazie i unikaj zbędnych szczegółów.
    • Należy dążyć do zwięzłości, zapewniając jednocześnie uwzględnienie wszystkich istotnych informacji.
  • Logiczna organizacja informacji:
    • Struktura notatki z wyraźnym nagłówkiem, wstępem, treścią i zakończeniem.
    • Używaj nagłówków, wypunktowań lub list numerowanych, aby zwiększyć czytelność.
  • Uwzględnienie podstawowych komponentów:
    • Nagłówek: Zawiera wiersze Do, Od, Data i Temat.
    • Wprowadzenie: Krótko określ cel notatki.
    • Ciało: Podaj szczegółowe informacje lub instrukcje.
    • Wnioski: Podsumuj kluczowe punkty i określ wszelkie wymagane działania.
    • Załączniki: Wymień wszelkie załączone dokumenty lub dodatkowe informacje.
  • Korekta pod kątem dokładności:
    • Sprawdź pisownię i błędy gramatyczne.
    • Upewnij się, że notatka jest jasna i wolna od niejasności.
  • Zapewnij wezwanie do działania, gdy jest to konieczne:
    • Jasno określ wszelkie działania, które odbiorca musi podjąć.
    • W stosownych przypadkach uwzględnij terminy lub działania następcze.
  • Używaj odpowiedniego formatowania:
    • Używaj standardowej czcionki i rozmiaru, aby zapewnić czytelność.
    • Zapewnij spójne formatowanie w całej notatce.
  • Dostosuj notatkę do odbiorców:
    • Weź pod uwagę poziom zrozumienia i znajomości tematu przez odbiorcę.
    • Dostosuj odpowiednio język i szczegóły.
  • Zachowanie poufności w razie potrzeby:
    • Należy pamiętać o poufnych informacjach i odpowiednio się z nimi obchodzić.
    • Należy zachować dyskrecję przy udostępnianiu notatki wyłącznie odpowiednim stronom.

Wnioski

Podsumowując, opanowanie sztuki pisania notatek jest niezbędne dla profesjonalistów i studentów, którzy chcą poprawić swoje umiejętności komunikacji wewnętrznej. Dzięki zrozumieniu celu, struktury i najlepszych praktyk pisania notatek, osoby mogą jasno i skutecznie przekazywać ważne informacje w swoich organizacjach. Korzystając z dostarczonych wytycznych i szablonów, czytelnicy są przygotowani do tworzenia profesjonalnych i wpływowych notatek, które napędzają skuteczną komunikację i sukces organizacyjny. Przyjęcie tych strategii nie tylko poprawi przejrzystość i zwięzłość, ale także będzie sprzyjać bardziej spójnemu i świadomemu środowisku pracy.

Przemyślenia końcowe

Zmień swój profesjonalny wizerunek dzięki Artlogo niezrównane możliwości projektowania. Nasz zespół utalentowanych projektantów zajmuje się tworzeniem na zamówienie odręcznych podpisówlogo i wizytówek z kodem QR które uchwycą istotę Twojej branży i podkreślą Twój indywidualny styl. Zrealizuj swoje kreatywne aspiracje i pozostaw niezapomniany wpływ dzięki charakterystycznym i pomysłowym projektom Artlogo.

Źródła

  1. https://www.w3.org/WAI/tutorials/page-structure/headings/
  2. https://www.wrike.com/blog/ways-to-improve-organizational-efficiency/
  3. https://adespresso.com/blog/call-to-action-examples/

Artykuł napisany przez

Cynthia Post, ekspert ds. marketingu i budowania marki

Artlogo

Cynthia jest doświadczonym specjalistą ds. marketingu z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem w zarządzaniu w największych globalnych firmach na świecie. Po ukończeniu London School of Economics z wyróżnieniem, przez całą swoją karierę pomagała firmom rozwijać się i zwiększać sprzedaż. Branding, który obejmuje zarówno marketing, jak i projektowanie, jest jej największą pasją, która utrzymuje ją w klubie 5 rano przez ostatnie 7 lat. Jest bardzo skoncentrowana na szczegółach, nowych rozwiązaniach i trendach branżowych.

Ponad 2700 opinii naszych klientów

Nasze ponad 1600 recenzji na    Artlogo
Zobacz nasze ponad 1100 recenzji na    YouTube   i tutaj

Każdy z nas przez całe swoje życie podpisuje ogromną liczbę dokumentów, wysyła tysiące e-maili oraz jest aktywny w mediach społecznościowych. Misją firmy Artlogo jest stworzenie przyciągającego wzrok podpisu, który uczyni zarówno klienta jak i jego imię wyjątkowym, umożliwiając mu się wyróżnić.

4.8 (Excellent)
AK
Alex K. Monsen
2 recenzje  Lokalizacja GB
26 grudnia 2024 r.
Niedawno kupiłem logo z...

Niedawno kupiłem logo z różnymi dodatkami od Artlogo i nie mógłbym być bardziej zadowolony z tego doświadczenia! Proces zamawiania przebiegał sprawnie, a prośba o poprawki była prosta. Potrzebowałem tylko jednej drobnej korekty, a efekt końcowy przerósł moje oczekiwania. Teraz używam mojego logo wszędzie - fantastyczna robota!

TL
Tom Leslie
1 recenzja  Lokalizacja FI
7 stycznia 2025 r.
Bardzo czuły

Kiedy poprosiłem o modyfikacje mojego oryginalnego podpisu, Artlogo było bardzo responsywne i dostarczyło projekt, który idealnie pasował do mojego stylu. Już zacząłem go używać!

HT
Harry Tonkerson
1 recenzja  Lokalizacja USA
21 grudnia 2024 r.
Podnosi to jakość prezentacji!

To moje drugie sygnowane logo od Artlogo, którego używam do oznaczania zdjęć znakiem wodnym przed opublikowaniem ich w sieci. Dodaje to profesjonalnego charakteru i zwiększa wartość mojej pracy. Otrzymałem wiele komplementów na temat tego, jak pięknie wygląda mój podpis!

DB
Debby B.
3 recenzje  Lokalizacja USA
5 grudnia 2024 r.
Doskonały produkt i obsługa!

Właśnie zamówiłem moje drugie logo od Artlogo i po raz kolejny przekroczyli moje oczekiwania! Ich zaangażowanie i dbałość o szczegóły są naprawdę wyjątkowe. Nie tylko mają niesamowite umiejętności projektowe - pracują z tobą, dopóki nie będziesz w pełni usatysfakcjonowany - ale także zapewniają szeroką gamę plików do dowolnego użytku. Nie mogłem prosić o lepszy produkt lub usługę!

FK
Felix Kantilos
1 recenzja  Lokalizacja GB
12 stycznia 2025 r.
Doskonała obsługa klienta

Doskonała obsługa klienta z szybkimi odpowiedziami i szybkimi poprawkami. Zaprojektowali piękny, elegancki podpis i jestem absolutnie zachwycony rezultatem!

BW
Ben Whitney
4 opinie  Lokalizacja USA
11 grudnia 2024 r.
Niedawno otworzyłam własne studio urody

Niedawno otworzyłam własne studio urody i chciałam mieć logo, które naprawdę się wyróżnia. Artlogo stworzyło dla mnie oszałamiający projekt! Pierwsza wersja nie była do końca tym, co sobie wyobrażałam, ale wprowadzili poprawki całkowicie bezpłatnie. Dołączyli nawet niestandardowy rysunek, który absolutnie mi się podobał. Gorąco polecam!

ML
Marcus Lowrence
2 recenzje  Lokalizacja ES
19 grudnia 2024 r.
Jestem absolutnie zadowolony!

Jestem absolutnie zadowolony! Proces był bezproblemowy, a podpis okazał się dokładnie taki, jak sobie wyobrażałem, z uwzględnieniem wszystkich moich osobistych preferencji. Gorąco polecam Artlogo. Jeszcze raz dziękuję - czekam na kolejne zamówienie!

PT
Perry Tierren
1 recenzja  Lokalizacja AE
7 grudnia 2024 r.
1 klasa

Początkowo byłem sceptycznie nastawiony do zamówienia, ale zdecydowałem się zaryzykować i bardzo się cieszę, że to zrobiłem! Komunikacja podczas całego procesu była doskonała, a podpis, który stworzyli, był absolutnie pierwszorzędny. Byłem pod takim wrażeniem, że teraz planuję zamówić kilka dodatkowych dodatków. Obsługa była znakomita i nie mógłbym być bardziej zadowolony!

BK
Brian K.
1 recenzja  Lokalizacja CH
22 listopada 2024 r.
Imponujące!

W czasach, gdy świetna obsługa klienta i indywidualne podejście wydają się rzadkością, Artlogo naprawdę się wyróżnia! Od momentu, gdy zacząłem z nimi pracować, byłem pod wrażeniem zarówno ich kunsztu, jak i zaangażowania w zadowolenie klienta. Ożywili moje charakterystyczne logo, doskonale oddając tożsamość mojej marki! Ich szybkie reakcje i chęć pomocy w przypadku jakichkolwiek pytań były wyjątkowe. Jeśli zastanawiasz się nad Artlogo, nie wahaj się - będziesz pod takim samym wrażeniem jak ja!

JM
John Manly
2 recenzje  Lokalizacja USA
21 grudnia 2024 r.
NIESAMOWITE ODRĘCZNE PODPISY!!!

Zamawianie online może czasami być wyzwaniem, ale moje doświadczenie z Artlogo było po prostu doskonałe. Sam i Tracy poszli o krok dalej, trzykrotnie wprowadzając poprawki, aby upewnić się, że wszystko jest idealne. Ich szybkie odpowiedzi na każdy e-mail naprawdę ich wyróżniają. Nie mogę im wystarczająco podziękować - to jedna z najlepszych firm, z jakimi kiedykolwiek współpracowałem!

FB
Ferry Bratcher
3 recenzje  Lokalizacja PR
1 marca 2025 r.
Czas i wysiłek włożony przez zespół Artlogo...

Czas i wysiłek włożony przez zespół Artlogo w uzyskanie produktu końcowego, z którego byłem zadowolony, jest imponujący. Na początku wstydziłem się sugerować zmiany, ale poczułem się częścią procesu, gdy wymienialiśmy się pomysłami. Poleciłbym Artlogo każdemu, kto szuka brandingu lub podpisu do dzieł sztuki lub nie tylko. Bardzo profesjonalna obsługa z cierpliwym personelem.

AG
Alex Grenwood
6 recenzji  Lokalizacja AE
2 marca 2025 r.
Muszę tylko poświęcić chwilę, aby wykrzyczeć ogromne DZIĘKUJĘ

Muszę poświęcić chwilę, aby wykrzyczeć ogromne DZIĘKUJĘ zespołowi Artlogo! Jestem absolutnie zachwycony efektem końcowym mojego logo! Mimo, że miałem bardzo specyficzną prośbę, udało im się ją spełnić! To mój drugi projekt z nimi i nie mogę ich wystarczająco polecić! Są po prostu niesamowici!

TB
Thurman Brown
3 recenzje  Lokalizacja BE
18 stycznia 2025 r.
Ich usługi, dostawa i jakość pracy są doskonałe.

Ich usługi, dostawa i jakość pracy są doskonałe. Jestem naprawdę zadowolony z obsługi klienta w zakresie moich informacji zwrotnych, a oni dostosowali ostateczny wynik zgodnie z moim pożądanym wyborem. Na początku byłem trochę zaniepokojony czasem dostawy, jednak gdy otrzymałem pierwszy szkic, okres oczekiwania był wart zachodu.

MM
Matthew Morrel
2 recenzje  Lokalizacja SE
25 stycznia 2025 r.
Super płynny proces z doskonałą komunikacją.

Super płynny proces z doskonałą komunikacją. Jestem bardzo zadowolony z moich projektów. Używam ich teraz na mojej stronie fotograficznej na Instagramie na wszystkich moich zdjęciach. Wyglądają bardzo profesjonalnie i świetnie nadają się do rozwoju mojej marki. Wielkie dzięki Artlogo! Gorąco polecam.

LP
Lauren Petty
4 opinie  Lokalizacja DE
10 stycznia 2025 r.
Artlogo sprawiło, że proces tworzenia nowego logo był bardzo prosty.

Artlogo bardzo ułatwiło proces tworzenia nowego logo. Oferują wiele opcji czcionek. A po stworzeniu pierwszego szkicu są bardzo otwarci na sugestie. Od początku do końca otrzymałem moje nowe logo w ciągu tygodnia.

PD
Paul Dann
1 recenzja  Lokalizacja GB
16 stycznia 2025 r.
Kreatywny, responsywny, przyjazny i utalentowany.

Kreatywni, elastyczni, przyjaźni i utalentowani. Zespół pracuje niestrudzenie, aby zapewnić obraz, którego szukasz. Wybierz ~ wysokiej klasy usługi w przystępnej cenie, bez zastrzeżeń, absolutnie warto!

KK
Kardash Kelsaw
2 recenzje  Lokalizacja AE
10 grudnia 2024 r.
Od lat chciałem sformalizować swój podpis...

Od lat chciałem sformalizować swój podpis, aby używać go profesjonalnie na dokumentach i materiałach, których potrzebuję. Nie mógłbym być bardziej zadowolony z tego, jak został zaprojektowany - przekroczył moje oczekiwania. Gorąco polecam każdemu podjęcie tego kroku; nie pożałujesz. To ogromna różnica między korzystaniem z ogólnych aplikacji do tworzenia podpisu, a posiadaniem podpisu wykonanego przez prawdziwą osobę. Jakość jest znakomita, a obsługa klienta równie imponująca. To doświadczenie nie polega tylko na stworzeniu podpisu; chodzi o podniesienie osobistej marki z troską i doświadczeniem, na jakie zasługuje.

Co nasi klienci sądzą o Artlogo?

Zostaw komentarz